Giới thiệu
Hiện nay trên thị trường, chúng ta thường xuyên bắt gặp những câu hỏi như: “Nên thực hiện chiến lược bằng KPI hay OKR?” hay “OKRs có thay thế được KPIs không?”. Dù đây là những chủ đề quen thuộc, nhưng không ít doanh nghiệp vẫn loay hoay trong việc lựa chọn công cụ phù hợp – hoặc triển khai KPIs, OKRs một cách rời rạc, thiếu liên kết với chiến lược tổng thể.
Tại MasterGoal, chúng tôi mong muốn mang đến một góc nhìn toàn diện hơn: Kết hợp Strategy – KPIs – OKRs trong mô hình hệ thống quản lý hiệu suất (PMS) để tạo ra sự thống nhất, triển khai hiệu quả và mang lại kết quả vượt trội.
Tại MasterGoal, chúng tôi mong muốn mang đến một góc nhìn toàn diện hơn: Kết hợp Strategy – KPIs – OKRs trong mô hình hệ thống quản lý hiệu suất (PMS) để tạo ra sự thống nhất, triển khai hiệu quả và mang lại kết quả vượt trội.
Hệ thống Quản lý Hiệu suất (PMS) là gì?
Hệ thống quản lý hiệu suất (Performance Management System) là quá trình đánh giá một tổ chức hoặc một chức năng công việc cụ thể. Đây là quá trình xác định các Goal và Objective đã đặt ra, giám sát và đánh giá hiệu suất, khen thưởng hiệu suất và thực hiện các hành động khắc phục cần thiết khi có sự sai lệch.
Hay nói cách khác PMS là một tập hợp các quy trình và công cụ được thiết kế để giúp các nhà quản lý xác định hiệu suất của nhân viên
Hay nói cách khác PMS là một tập hợp các quy trình và công cụ được thiết kế để giúp các nhà quản lý xác định hiệu suất của nhân viên
.png){kind=spacer}
Quy trình quản lý hiệu suất bắt đầu từ việc thiết lập mục tiêu, giúp nhà quản lý định hướng và quản lý đội nhóm của mình tốt hơn và đạt mục tiêu như mong đợi. Từ các mục tiêu này, tổ chức phát triển thành các hành động cụ thể để thúc đẩy nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Trong quá trình triển khai, tổ chức liên tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hành động khi phát hiện các sai lệch. Nếu kết quả không đạt như mong đợi, PMS giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm, xác định các điểm cần cải thiện và quay lại bước đầu – thiết lập mục tiêu phù hợp hơn với tình hình thực tế ở kỳ tiếp theo.
Bản đồ chiến lượctheo mô hình BSC
Một thành phần cốt lõi trong PMS là bản đồ chiến lược theo mô hình BSC (Balanced Scorecard).
Trong mô hình này, các mục tiêu được triển khai theo hướng từ dưới lên trên, phản ánh cách tổ chức xây dựng nền tảng và phát triển dần lên cấp chiến lược. Các mục tiêu này được phân bổ và đo lường qua 4 khía cạnh chính:
Trong mô hình này, các mục tiêu được triển khai theo hướng từ dưới lên trên, phản ánh cách tổ chức xây dựng nền tảng và phát triển dần lên cấp chiến lược. Các mục tiêu này được phân bổ và đo lường qua 4 khía cạnh chính:
- Tài chính (Financial): Đo lường và giám sát các kết quả, yêu cầu liên quan đến tài chính như lợi nhuận, doanh thu, chi phí.
- Khách hàng (Customer): Đánh giá mức độ hài lòng và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp.
- Quy trình nội bộ (Internal Business Process): Giám sát hiệu quả và chất lượng các quy trình vận hành trọng yếu bên trong tổ chức.
- Học hỏi & Phát triển (Learning and Growth): Tập trung vào đào tạo, phát triển năng lực đội ngũ và khả năng đổi mới để duy trì lợi thế cạnh tranh.
.png)
Từ bản đồ trống, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác lập các mục tiêu chiến lược cụ thể cho từng khía cạnh, đồng thời gắn kèm theo các chỉ tiêu đo lường phù hợp nhằm theo dõi và đảm bảo việc thực thi chiến lược diễn ra hiệu quả.
Vậy nên thực hiện chiến lược bằng OKR hay KPI?
Định nghĩa:
- OKR là cách tiếp cận nhằm tìm ra những giải pháp mang tính thách thức để đạt được mục tiêu. OKR giúp tạo sự hiểu biết, đồng thuận và động lực cho nhân viên để đạt được mục tiêu vượt xa mong đợi ban đầu
- KPI là các mục tiêu mang tính bền vững, được thiết lập để duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh.
Áp dụng:
- Nếu bạn là một công ty khởi nghiệp, chắc chắn bạn cần sử dụng OKR, bởi doanh nghiệp đang đặt ra các mục tiêu mang tính thách thức như tăng trưởng khách hàng, doanh số cao và đạt điểm hòa vốn – những yếu tố sống còn. Tuy nhiên, chỉ sử dụng OKR có đủ không? Chưa chắc, bởi doanh nghiệp cũng cần các mục tiêu mang tính ổn định và bền vững.
- Tương tự, với các công ty đã vận hành lâu năm, KPI là cần thiết để duy trì sự ổn định. Nhưng liệu bạn đã từng nghĩ đến việc ưu tiên thêm các mục tiêu mang tính đột phá? Đây chính là lúc nên cân nhắc đưa OKR vào hệ thống.
Nguyên tắc 80/20 trong lựa chọn mục tiêu
.png)
Không tổ chức nào có đủ nguồn lực để làm tất cả mọi việc cùng lúc. Do đó, điều quan trọng nhất là các nhà quản lý cần xác định rõ đâu là yếu tố tạo ra tác động lớn nhất và phân bổ thời gian, nhân lực, ngân sách một cách phù hợp.
Chính vì vậy, nguyên tắc 80/20 (Pareto) trở thành kim chỉ nam trong việc lựa chọn mục tiêu. Khi phân tích đúng, doanh nghiệp có thể phân biệt rõ ràng giữa mục tiêu thách thức cần sử dụng OKRs và mục tiêu cam kết phù hợp với KPIs — từ đó vừa đảm bảo hiệu suất, vừa duy trì sự ổn định dài hạn.
Cụ thể, các mục tiêu chiến lược – thường chỉ chiếm khoảng 20% nguồn lực đầu vào lại mang đến tới 80% tác động cho doanh nghiệp. Đây là những ưu tiên then chốt, mang tính thách thức và cần được triển khai bằng OKRs. Ngược lại, những hoạt động vận hành hàng ngày – dù chiếm đến 80% khối lượng công việc và thường chỉ tạo ra 20% tác động, nhưng lại chính là phần nền tảng giúp tổ chức duy trì sự bền vững. Những mục tiêu này nên được đo lường và quản lý bằng KPIs.
Vì vậy, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định rõ: mục tiêu nào cần OKR để tạo nên sự bứt phá, và mục tiêu nào nên dùng KPI để duy trì hiệu quả lâu dài.
Không tổ chức nào có đủ nguồn lực để làm tất cả mọi việc cùng lúc. Do đó, điều quan trọng nhất là các nhà quản lý cần xác định rõ đâu là yếu tố tạo ra tác động lớn nhất và phân bổ thời gian, nhân lực, ngân sách một cách phù hợp.
Chính vì vậy, nguyên tắc 80/20 (Pareto) trở thành kim chỉ nam trong việc lựa chọn mục tiêu. Khi phân tích đúng, doanh nghiệp có thể phân biệt rõ ràng giữa mục tiêu thách thức cần sử dụng OKRs và mục tiêu cam kết phù hợp với KPIs — từ đó vừa đảm bảo hiệu suất, vừa duy trì sự ổn định dài hạn.
Cụ thể, các mục tiêu chiến lược – thường chỉ chiếm khoảng 20% nguồn lực đầu vào lại mang đến tới 80% tác động cho doanh nghiệp. Đây là những ưu tiên then chốt, mang tính thách thức và cần được triển khai bằng OKRs. Ngược lại, những hoạt động vận hành hàng ngày – dù chiếm đến 80% khối lượng công việc và thường chỉ tạo ra 20% tác động, nhưng lại chính là phần nền tảng giúp tổ chức duy trì sự bền vững. Những mục tiêu này nên được đo lường và quản lý bằng KPIs.
Vì vậy, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định rõ: mục tiêu nào cần OKR để tạo nên sự bứt phá, và mục tiêu nào nên dùng KPI để duy trì hiệu quả lâu dài.
Kết hợp KPI và OKR như thế nào?
Tổ chức có thể sử dụng KPI để đo lường các mục tiêu thường xuyên, liên tục thông qua các chỉ tiêu dẫn và dùng chỉ tiêu cuối để kiểm soát (Lag KPI và Lead KPI)
Khi Tổ chức có những mục tiêu thách thức, cần tập trung giải quyết trong một thời gian ngắn với kết quả vượt trội, xử lý các vấn đề mấu chốt, có tầm ảnh hưởng lớn, làm thay đổi cục diện tình hình - có thể sử dụng OKRs để hoạch định.
Áp dụng nguyên tắc 80/20 trong thực tế, phần ưu tiên kinh doanh nên dùng OKR, còn các hoạt động vận hành thường nhật tạo nên nền tảng bền vững nên dùng KPI. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ thời điểm và mục tiêu phù hợp để sử dụng từng công cụ.
Khi Tổ chức có những mục tiêu thách thức, cần tập trung giải quyết trong một thời gian ngắn với kết quả vượt trội, xử lý các vấn đề mấu chốt, có tầm ảnh hưởng lớn, làm thay đổi cục diện tình hình - có thể sử dụng OKRs để hoạch định.
Áp dụng nguyên tắc 80/20 trong thực tế, phần ưu tiên kinh doanh nên dùng OKR, còn các hoạt động vận hành thường nhật tạo nên nền tảng bền vững nên dùng KPI. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ thời điểm và mục tiêu phù hợp để sử dụng từng công cụ.
Một số lưu ý khi thực hiện KPI và OKR:
OKR là kết quả có thể hành động và đo lường được (Actionable & Measurable Outcomes). Đây là công cụ chuyển đổi chiến lược thành các kết quả then chốt có thể hành động và đo lường được. Khi tổ chức xác định mục tiêu cuối cùng và các trụ cột chiến lược, các nhóm có thể dễ dàng đạt ra mục tiêu rõ ràng và phù hợp với chiến lược chung của họ sau đó chia nhỏ chúng thành những kết quả chính (Key Results) cụ thể có thể đo lường được và có thời hạn. Khi làm như vậy bạn đảm bảo rằng mỗi thành viên của nhóm có thể hiểu các ưu tiên chiến lược và có thể đóng góp vào thành tích của họ và của tổ chức.
KPI là các chỉ số đo lường hiệu quả( Measurable Metrics). Các số liệu này phản ánh trực tiếp mức độ thành công của các hành động cụ thể được đưa ra trong chiến lược. Bằng cách theo dõi KPI, tổ chức đánh giá tiến độ và đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
KPI là các chỉ số đo lường hiệu quả( Measurable Metrics). Các số liệu này phản ánh trực tiếp mức độ thành công của các hành động cụ thể được đưa ra trong chiến lược. Bằng cách theo dõi KPI, tổ chức đánh giá tiến độ và đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Mô hình tổng thể: Strategy Map → KPIs chiến lược → OKRs cá nhân hóa
Việc triển khai quản lý hiệu suất có thể áp dụng theo mô hình cụ thể như sau: Từ bản đồ chiến lược(Strategy Map),doanh nghiệp xác định các KPIs cốt lõi để đo lường việc thực thi chiến lược.Dựa trên những KPIs này, tổ chức cần xem xét nên triển khai xuống các cấp tiếp theo bằng KPI hay OKR, tùy vào tính chất của từng mục tiêu.
Ví dụ, theo bản đồ chiến lược, KPI “Tỷ lệ số hóa quy trình cốt lõi”, doanh nghiệp sẽ triển khai theo OKRs để thực thi hiệu quả:
- OKRs cấp công ty
- OKRs của các phòng ban
- Các OKRs liên phòng ban (cross-functional OKRs)
- OKRs của từng cá nhân
Song song đó, những mục tiêu đã được xác định là mang tính bền vững, ổn định thì nên tiếp tục quản lý và theo dõi bằng KPIs – nhằm đảm bảo tínhnhất quán và hiệu quả dài hạn.
KẾT LUẬN
PMS không chỉ là công cụ để đánh giá thành tích của cá nhân hay tổ chức. PMS giúp doanh nghiệp kết nối Chiến lược– KPI – OKR một cách toàn diện, rõ ràng và hiệu quả hơn trong quá trình quản trị và phát triển.
.png)